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会议室 学术报告厅 体育馆使用管理办法

作者:编辑:jltech26来源: 发布时间:2021-09-27点击次数:

会议室 学术报告厅 体育馆使用管理办法

  会议室 学术报告厅 体育馆使用管理办法.doc

  会议室 学术报告厅 体育馆使用申请表 .doc

  会议室 学术报告厅 体育馆使用申请流程.doc

为了使学院会议室、学术报告厅、体育馆(以下统称场馆)的使用管理科学化、规范化,以确保学院各类会议会务、学术活动、校园文化活动的正常开展,结合学院实际,制定本办法。

一、管理体制及职责

学院会议室、学术报告厅、体育馆等场馆由后勤保障处统一管理,下设综合管理组负责日常事务管理,职责如下:

1、负责学院各类会议、学术报告、专题讲座及外事接待等活动的场馆布置及桌椅、器具等设施摆放指导;负责重要会议的茶水供应及接待服务等工作。

2、负责场馆电源、电器等设施的管理、维护和使用指导;负责场馆灯光、音响、投影等多媒体设备的管理、维护和使用指导等工作。

3、负责安排场馆日常卫生工作;负责安排定期检修设施设备等工作。

4、完成领导交办的其他工作。

二、使用具体要求

1、按照“谁使用,谁负责”的原则,使用单位在使用场馆时,要保证良好的使用秩序,自觉爱护场馆的设施设备。对多媒体设备的使用应由使用单位安排专人负责(广播台技术部工作人员主要负责),其他人员不得擅自操作设备,后勤综合管理组提供技术支持与指导。使用单位在使用期间需自行准备会务用品,会议活动结束后,应将场馆恢复原貌,并办理好交接手续。

2、按照“申请优先,兼顾重点”的原则,严格履行审批手续。申请使用单位应至少提前一个工作日,且预借时间不超过五个工作日,按要求填写《场馆使用申请表》,报相关领导审批,交予后勤综合管理组,根据领导审批意见及申请时间顺序统筹安排。如各单位已审批登记的活动与学院临时安排的重要活动发生冲突,则优先安排学院活动。

3、办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知后勤综合管理组。若因未履行审批手续或提交不及时、不明确而造成延误会议活动等后果,由使用单位负责。

4、未经后勤综合管理组同意,任何使用单位或个人不得在场馆内随意悬挂或张贴横幅标语,不得随意变动室内的摆放格局和私接电器、电线;如经允许在场馆指定位置悬挂张贴横幅标语,也严禁使用双面胶(海绵胶、封箱胶布等)粘贴或用铁钉打孔

5、因客观原因,活动内容或时间有所变动,场馆使用单位需及时向后勤综合管理组通报,视情况调整并决定是否重新履行审批手续。一经发现实际活动与申报活动不符,后勤综合管理组有权随时终止活动,并追究使用单位责任。

6、使用单位要严格控制入场人数,不得超过场馆设计容量。重要活动或关注度较高的活动需自制门票,凭票入场。

7、活动结束后,管理人员及时会同使用单位清点场馆使用设施、器具的完好情况,检查场馆的电源、门窗及卫生状况,并做好详细的使用记录。

8、场馆原则上只限学院会议活动使用,一般不予外借。特殊情况,需经后勤保障处同意,报分管后勤院领导批准后方可使用,并服从后勤综合管理组的管理。

、使用范围

1.知远楼201会议室:容纳60人,主要用于院领导主持召开的分管部门工作会、中层干部会等相关会议。

2、学术交流中心202弘智厅:容纳180人,主要用于学院承办或组织召开的各类会议,学术报告、专题讲座等学术交流活动。

3.学术交流中心302弘文厅:容纳180人,主要用于继续教育学院承办的各类培训会等相关活动;学院承办或组织召开的各类会议,学术报告、专题讲座等学术交流活动。

4、学术交流中心201弘德厅:容纳450人,主要用于学院承办或组织召开全校性重要会议,高规格学术报告、专题讲座等学术交流活动。

5、知真楼218教室:容纳252人,主要用于承办或组织召开重要会议,学术报告、专题讲座等学术交流活动。

6、知真楼318教室:容纳252人,主要用于承办或组织召开重要会议,学术报告、专题讲座等学术交流活动。

注:学术报告厅是学院举行学术报告、专题讲座及大型会议活动的重要场所,原则上不接受其他活动。校内各单位举办的会议活动,以及学生组织举办的学生活动原则上不允许使用学术报告厅,特殊情况确需使用的,需报分管院领导批准,并服从后勤综合管理组的管理。

7、体育馆:容纳1200—2400人,主要用于承办学院各类大型典礼、大型文艺体育活动及重大庆祝纪念活动,原则上不进行日常体育教学活动。

四、使用公约

(一)会议室公约

1、爱护各项公共设施,损坏公物,照价赔偿。

2、严禁在桌椅或墙壁上乱涂乱画,张贴纸条、气球等物品。

3、保持清洁,禁止吸烟、吐痰,禁止携带食品、饮料入内。

4、保持公共秩序,出入文明有序,不得拥挤起哄。

5、不得随意搬动设施;若经许可,使用后应恢复原位。

6、会议活动举行期间,与会者应将通讯设备关闭或设置为静音状态。

7、非参加会议人员,未经许可不得随意进入。

(二)学术报告厅公约

1、爱护各项公共设施,损坏公物,照价赔偿。

2、严禁在桌椅或墙壁上乱涂乱画,张贴纸条、气球等物品。

3、保持清洁,禁止吸烟、吐痰,禁止携带食品、饮料入内。

4、保持公共秩序,出入文明有序,不得拥挤起哄。

5、不得随意搬动物品;若经许可,使用后应恢复原位。

6、请自觉听从工作人员安排,未经许可不得进入控制室或使用电器设备。

7、会议活动举行期间,与会者应将通讯设备关闭或设置为静音状态。

8、非参加会议人员,未经许可不得随意进入。

(三)艺体中心公约

1、爱护各项公共设施,损坏公物,照价赔偿。

2、严禁在桌椅或墙壁上乱写乱画,张贴纸条、气球等物品。

3、保持清洁,禁止吸烟、吐痰,禁止携带食品、饮料入内。

4、保持公共秩序,出入文明有序,不得拥挤起哄。

5、不得随意搬动物品;若经许可,使用后应恢复原位。

6、请自觉听从工作人员安排,未经许可不得进入控制室或使用电器设备。

7、非参加会议人员,未经许可不得随意进入。

五、本管理办法自发布之日起执行。

附件:《湖北大学知行学院会议室报告厅 体育馆使用申请表》


湖北大学知行学院

后勤保障处

2021年9月27日

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